نظم المعلومات المحاسبية وتأثيرها على الرقابة الداخلية

هو إطار يتم فيه تنسيق بين كافة موارد الشركة البشرية والمادية لتجميع وتسجيل وتخزين واستغلال كافة البيانات المدخلة ومعالجتها وتحويلها إلى معلومات مفيدة لتحقيق الأهداف المنشودة وتقديمها لجهات اتخاذ القرار في أي وقت، ومن تلك الجهات الإدارة والمستثمرين والشركاء والجهات الحكومية وغيرها.

وبذلك تعتبر نظم المعلومات المحاسبية أحد الأدوات الهامة لتحقيق أهداف الشركات، كما أن لها دور فعال في اتخاذ القرارات المناسبة والرشيدة، ولكن بشرط أن تكون تلك المعلومات موثوق بها.

يجب أن تتوفر بها الشروط التالية:

• تحري الصحة والسلامة والخلو من الأخطاء والتنبؤات .
• الترابط .
• الدقة .
• مراعاة التوقيت المناسب لها.
• إمكانية استخدامها.
• حيادية وقابلة للتدقيق عنها.
• معتمدة من الجهات المسئولة داخل الشركة .

نظرا لقلة المنتجات وزيادة الطلب عليها يرتفع التضخم، وهنا تحاول الدولة تقليل الطلب عن طريق تقليل الأموال التي في حوزة المواطنين من خلال جذبهم لإيداعها بالبنوك، وفي نفس الوقت ستمتلك الدولة أموال تمكنها من توفير المنتجات والمواد الاستراتيجية للمواطنين، لذا تقوم البنوك المصرية برفع سعر الفائدة.

وبما أن البنك المركزي قام بتعويم الجنيه بعد ارتفاع سعر الدولار ولم يتم تحديد آلية حقيقية لحساب تكاليف سعر الاستيراد وأسعار البيع وصافي الربح، فإن هذا أدي إلى ارتفاع قيمة المواد وفي تزايد مستمر، وبالتالي ستكون النتيجة أسعار غير حقيقية ومخزون أقل وسيولة مالية أقل مما سيؤدي بالتتابع لحالة من الكساد والركود الاقتصادي وارتفاع معدلات التضخم.

وهنا أرى ان الحل الوحيد هو إطلاق حر لسعر الدولار وتوفير قدر كبير من الخدمات والتخفيضات وضبط قوانين لحماية المجتمع والحفاظ على الطبقة الفقيرة والمتوسطة بالدولة، كما يجب على الدولة تطبيق العديد من القرارات والإصلاحات الاقتصادية، والتي إذا تم تنفيذها بدقة ستُحدث جذب للاستثمارات الأجنبية وعودة انتعاش السوق المصري.

تحمل نظم المعلومات المحاسبية أهمية كبيرة للعديد من الجهات مثل:

بالنسبة للإدارة والمستثمرين :

تعطي صورة صحيحة ومتكاملة عن وضع الشركة.

بالنسبة للإدارات داخل الشركة :

نظم المعلومات المحاسبية على تواصل دائم بباقي نظم المعلومات داخل الشركة ومن خلال عدة قنوات اتصال لتبادل البيانات.

نظام الرقابة الداخلية :

توفر نظم المعلومات المحاسبية العديد من المقاييس والأدوات التي تساعد بشكل قوي ومباشر على تطوير نظام الرقابة الداخلية وأساليبه.

التخطيط المستقبلي :

يساعد على توقع الأحداث المستقبلية للشركة بأقصى درجة مقاربة، مما يساهم على استغلال إدارة الشركة لكافة مواردها وتوجيهها نحو أمثل استخدام لها.

كما قلنا مسبقا.. فإن نظم المعلومات المحاسبية لها أهمية كبيرة لعدة جهات داخلية وخارجية، حيث تحقق العديد من الفوائد التي تلبي احتياجاتهم ومنها:

· يفيد في توفير معلومات يومية عن العمليات.

· يفيد جهات اتخاذ القرار بإمدادهم بكافة البيانات والمعلومات المحاسبية التي يحتاجونها لتدعيم اتخاذ القرارات.

· يمكن المسئولين من الرقابة المالية وتقييم نشاط الشركة والنشاط الإداري خلال فترة محددة.

· نظم المعلومات المحاسبية يفيد عند الرغبة في اتباع نظام محاسبي جديد داخل الشركة، حيث يمده بكافة المعلومات التي يحتاجها .

· يزيد نظام المعلومات المحاسبية من كفاءة موظفي الشركة والاستغلال الأمثل للموارد البشرية بها.

· يساهم في تنظيم الأعمال داخل الشركة وتحديد المسئوليات وتقليل الأخطاء.

· كما يفيد في تطوير وابتكار أشكال المنتجات والخدمات بما يناسب رغبات المستخدمين.

· يمكن نظام المعلومات المحاسبي المسئولين من تحليل موقف الشركة المالي، كما يساعدهم على تحديد نقاط الضعف والقوة بها.

· على المدى البعيد، نظم المعلومات المحاسبية تساعد على تحسين سمعة الشركة ورفع قيمتها السوقية وبالتالي تحسين أرباحها.

· تربط النظم بين أهداف الشركة سواء الرئيسية أو الفرعية مع أدوات تساعد على تحقيقها بأسرع وأفضل وقت.

في العصر الحديث ظهر نظام الرقابة الداخلية، والذي يستخدم كأهم وسيلة لمتابعة ورقابة وفحص ومراجعة العمليات بشكل مستمر، وذلك بهدف مساعدة الإدارة لاتخاذ مختلف قراراتها المالية، كما أن أحد الأهداف الرئيسية للرقابة المالية والرقابة الداخلية هو الحفاظ على مقدرات وأموال الشركات من الغش والاختلاس.

وتشكل الرقابة الداخلية نشاط مستقل عن الشركة خاضع لسلطة الإدارة العليا للشركة، وتلعب دور هام سواء بالنسبة لمديري الشركة أو موظفيها أو المستثمرين أو الجهات الحكومية أو المتعاملين مع الشركة.

وخلال السنوات القليلة الماضية تم عمل العديد من الدراسات التي أثبتت العلاقة القوية بين الرقابة الداخلية ونظم المعلومات محاسبية، والتي تعتبر علاقة متبادلة حيث يؤثر كل منهما بالآخر.

ويمكننا تلخيص أهم ما توصلت إليه تلك الدراسات في النقاط التالية :

· نظم المعلومات المحاسبية تمكن المدقق الداخلي من اعداد التقارير المحاسبية والمالية في الوقت المناسب مما يزيد من فعالية وكفاءة عملية الرقابة الداخلية.

· نظم المعلومات المحاسبية يضع إطار لشكل القوانين والمبادئ التي يجب الالتزام بها خلال نظام الرقابة الداخلية.

· المعلومات المحاسبية المقدمة للمراقب الداخلي تساعده على اكتشاف الأخطاء والتلاعب بسهولة وتحليل الأسباب وطرق المعالجة.

· نظم المعلومات المحاسبية هو أهم الأدوات الفعالة لدى المراقب الداخلي للقيام بمهمته بكفاءة.

· الشركات التي تخضع لنظام المعلومات المحاسبية تساعد عملية الرقابة الداخلية على متابعة وتدقيق كافة عمليات الشركة المختلفة.

· كما تتيح للمراقب الداخلي اختصار مجهوده ووقته وأموال الشركة التي يستهلكها في عملية الرقابة الداخلية.

· نظام المعلومات المحاسبي شريك رئيسي للمراقب الداخلي مما يساعده على تطوير أداءه ورفع كفاءة عمله.

· التقرير الذي يقدمه المراقب الداخلي في ظل نظام المعلومات المحاسبي يعتبر أكثر كفاءة وموثوقية من التقارير المعدة بالطرق التقليدية.

· المراقب الداخلي يستطيع تعديل نظام المعلومات المحاسبي بما يتناسب مع متطلبات مهمته.

تعتبر الرقابة الداخلية في نظم المعلومات المحاسبية الإلكترونية أكثر أهمية، حيث أنها تسجل وتعالج آلاف العمليات على جهاز الكمبيوتر مما يعني أن أخطاء التسجيل أكبر، كما أنها غير متاحة للجميع وبالتالي لا يمكن التحقق من صحتها سريعا كما في النظام اليدوي، لذا فإن صعوبة عملية الرقابة الداخلية تلك أدت إلى احتمالية التعرض للاختلاس والسرقة بنسبة أكبر.

وكانت الشركات الحديثة قد فطنت لذلك، فقامت بتخصيص قسم أو إدارة كاملة لمعالجة البيانات الكترونيا، والتي مهمتها التأكد من صحة وسلامة العمليات الخاصة بالبيانات من تسجيل ومعالجة وتقارير، كما انها تتبع مجموعة من أساليب الرقابة الداخلية في نظم المعلومات المحاسبية الالكترونية ومنها:

أساليب الرقابة الداخلية على المدخلات :

· التأكد من اعتماد البيانات المطلوب تسجيلها.

· التأكد من تحويل كافة البيانات على الكمبيوتر بدون فقد أو حذف.

· تصحيح البيانات المرفوضة مسبقا.

أساليب الرقابة الداخلية على المعالجة :

· التأكد من التطبيقات المستخدمة وسلامة تشغيلها.

· التأكد من أن كافة العمليات تمت معالجتها وعدم تجاهل أي عملية.

أساليب الرقابة الداخلية على المخرجات :

· التأكد من دقة وسلامة مخرجات البيانات التي تمت معالجتها.

· تأكيد التصريح لتداول المخرجات للجهات المصرح لها فقط.

أساليب الرقابة الداخلية على المدخلات :

إذا كنت أحد أصحاب الأعمال أو الشركات الناشئة، فلابد وأنك ستحتاج لتصميم نظم المعلومات المحاسبية الخاصة بك، والذي سيلائم احتياجات شركتك وطبيعة عملها، لا تحمل هما لذلك فمكتب “ المحاسبون القانونيون المصريون ” سيوفر عليك أي مشقة.

مكتبنا ليس مجرد مكتب محاسبة بل هو أحد أكبر شركات المحاسبة في مصر والشرق الأوسط، فريق عمل مكون من أفضل محاسبين قانونيين ومستشارين ومتخصصين معتمدين في الأعمال المحاسبية والقانونية والمراجعة والضرائب.

• تحديد أهداف الشركة وطبيعة عملها وتصميم
• نظام المعلومات المحاسبي المناسب لها.
• دراسة متطلباتها القانونية ومدى توافق
• نظامها المحاسبي مع هيكلها التنظيمي.
• السرعة والدقة في تقديم المعلومات.
• التكامل والشمولية لكافة البيانات المقدمة.
• تصميم السجلات والمستندات المطلوبة لتشغيل نظام المعلومات.
• متابعة البيانات المسجلة والتأكد من سلامتها ومراجعتها أكثر من مرة.
• تحديد أنواع التقارير ومحتواها وتحديد الجهات التي سيتم السماح لهم بالاطلاع عليها.
• الربط بين عمليات الرقابة الداخلية والنظام.
• وضع ضوابط للرقابة والتصحيح والكشف عن الأخطاء والالتزام بالمعايير الدولية.
• تصميم نظم لجمع وتسجيل البيانات ومعالجتها.
• تصميم نظم لهيكلة الملفات وتحديثها وتخزينها واسترجاعها.
• عمل برامج تشغيل ونظم للرقابة الداخلية.
• أصدر أوامر البيع والشراء والشيكات والشحن والترحيل الفوري لها في نفس اللحظة.
• نقدم كافة خدمات المراجعة الداخلية والخارجية والخدمات الضريبية.
• توفير الوقت والجهد وبتكاليف مناسب للخدمات المقدمة وغير مبالغ فيها.

فريق “المحاسبون القانونيون المصريون” أكبر مكاتب المحاسبة في مصر، نعدك بالارتقاء بأداء شركتك ورفع كفاءتها والوصول بك للربحية التي تنشدها في أسرع وقت.

لخدماتنا .اضغط هنا

لطلب السعر ، اضغط هنا