الدورة المستندية للمستشفيات

المستشفيات الخاصة تعمل وفقًا لنظام محدد، يتم وضعه من قِبل القائمين على إدارتها، وهو ما يعرف بـ الدورة المستندية للمستشفيات الخاصة، وهي مجموعة من القواعد والركائز الأساسية التي يسير العمل وفقًا لها، وفي هذا المقال سنتعرف سويًا على مفهوم الدورة المستندية، وما هي أهميته وآلية عمله داخل المستشفيات الخاصة.

الدورة المستندية في اي مستشفى هي نظام يحدد سير العمليات المختلفة داخل المستشفيات، يهدف لتنظيم جميع المستندات الخاصة بالمستشفى، بداية من تحريرها، إلى أن يتم جمعها في دفاتر مختلفة يمكن الاطلاع عليها؛ لمساعدة المدقق في تسيير أعماله.

يتضح من التعريف السابق قيمة وأهمية الدورة المستندية للمستشفيات الخاصة، فهي تعتبر الدليل الأكبر على عمل المستشفى، ووجود بعض التعاملات المالية التي تتم داخل وخارج المؤسسة، هذا بالإضافة إلى بعض المميزات الأخرى، والتي تتمثل في الآتي:

· توفر البيانات والمعلومات الحكومية التي يمكن الاعتماد عليها لتسيير عمل الأقسام الأخرى بالمستشفى.

· تنظيم العمل بين أقسام المستشفى المختلفة، فإذا لم يتم تسجيل البيانات والمعلومات في الدورة المستندية للمستشفيات الخاصة، لن تستطيع بعض الأقسام القيام بمهامها المعتادة، كقسم الحسابات المالية.

· تساعد الدورة المستندية للمستشفيات الخاصة على اتخاذ مديريها القرارات المناسبة، والتي لا تخل بمبادئ المهنة.

· تعتبر الركيزة الأساسية في إمداد القوائم والملفات المالية بالعناصر التي تحدد المكاسب المالية وكذلك الخسائر التي تكبدتها المستشفى.

· تساعد على خلق حالة من التجانس والترابط بين أقسام المستشفى، فعملية التدوير السليمة من شأنها أن تكفل سير العمل بدون أي مشاكل لفترات طويلة.

الدورة المستندية سيستم مثالي لإدارة المستشفيات، يتم من خلاله وضع القوانين والقواعد العامة للمستشفى، والتي تعمل جنبًا إلى جنب لخدمة القائمين على الأعمال الإدارية والتنظيمية بالمستشفى، وتشمل الدورة المستندية للمستشفيات الخاصة مجموعة من الدفاتر والسجلات، مثل:

وهي مجموعة من الدفاتر التي تحمل على عاتقها تسجيل الكثير من البيانات المتعلقة بالمرضى وكذلك الأطباء والإداريين، وتشمل أنواع السجلات على الآتي:

· سجل الاستقبال:وهو السجل المعنيّ بتسجيل أسماء الحالات الجديدة التي وردت على المستشفى.

· سجل النزلاء:وهو السجل الذي يحمل أسماء المرضى الموجودين بالمستشفى في الوقت الحالي.

· سجل العيادات الخارجية:وهو السجل الذي يحمل معلومات تخص العيادات الخارجية التابعة للمستشفى.

· سجل الأقسام الطبية:وهو يحمل كافة أنواع الأقسام الطبية الموجودة بالمستشفى.

· سجل المواعيد:وهو السجل المختص بتسجيل مواعيد دخول وخروج الحالات المرضية.

وهي بمثابة شجرة حسابات مركز طبي، فهي تحمل بنسبة كبيرة كافة المعلومات والبيانات المالية الخاصة بالمستشفى، والتي يمكن أن تساعد المدقق أو المحاسب في عمله، وتشمل أنواع دفاتر المساعدة على ما يلي:

· دفتر الصندوق والبنوك:وهو الدفتر الذي يتم فيه تسجيل الإيرادات والمصروفات اليومية للمستشفى.

· دفتر المشتريات:وهو الدفتر الخاص بتسجيل المواد التي تم شراؤها ” الدورة المستندية للمشتريات”.

· دفتر المدينين:وهو الدفتر المتعلق بتسجيل المستحقات الخاصة بالمرضى، والتي لم يتم دفعها بعد.

· دفتر الدائنين:يتم تسجيل المستحقات الخاصة لموردي المستلزمات الطبية والغذائية.

· دفتر الرواتب والأجور:وهو الدفتر الخاص بتسجيل رواتب وأجور العمال والأطباء.

هذه الدفاتر تعتبر هي الدورة المستندية للمستشفيات الخاصة، فهي تحتوي على كافة البيانات والمعلومات الخاصة بالنزلاء والأطباء والعاملين، لهذا يصفها البعض كونها النظام المحاسبي لإدارة مستشفيات بالكامل، لدورها في تسيير أعمال المستشفى بسلاسة ويسر، وتحقيق التكامل والتناغم بين إدارات وأقسام المستشفى بالكامل.

إن كنت صاحب مستشفى أو على وشك أن تكون كذلك، فأنت بحاجة إلى نظام محاسبة متخصص يضمن لك سير العمل داخل أقسام المستشفى بمختلف أنواعها بسلاسة ويسر، خاصة إن كنت تنوي الاستعانة بأحدث السبل والوسائل التكنولوجية، والابتعاد عن الأنظمة التسجيلية التقليدية، والتي تعتمد على التسجيل اليومي باستخدام الدفاتر الورقية.

لهذا يسعدنا تقديم برنامج إدارة المستشفيات كامل من شركة ECPA، والتي تعتبر أفضل شركات الاستشارات القانونية والمحاسبية؛ فهي تمتلك كوادر مهنية على درجة كبيرة من الخبرة والكفاءة والتمرس، ولديهم القدرة على تطبيق مفهوم الدورة المستندية للمستشفيات الخاصة بالشكل الأمثل.

قامت شركة ECPA بطرح برنامج كابيتال ERP، وهو عبارة عن نظام متكامل يضم العديد من الموديولات، يمكن من خلالها تقديم المساعدات الإدارية في مختلف المجالات بمرونة وكفاءة، خاصة في مجال المستشفيات.

تقدم شركة المحاسبون القانونيون المصريونECPAعدة مميزات في موديل تنظيم سيستم إدارة المستشفيات، تتمثل في الآتي:

متابعة المرضى

يتيح البرنامج القدرة على متابعة الحالات المرضية المختلفة، منذ اليوم الأول لوصولها المستشفى، وتشخيص حالته المرضية، والأدوية التي تم صرفها له، واسم الطبيب المعالج والعمليات التي أجراها، إضافة إلى التكلفة المالية التي من المفترض تسديدها.

الاحتفاظ ببيانات وسجلات الأطباء

يحتوي البرنامج على قاعدة بيانات خاصة بالأطباء، تضم كافة المعلومات المتعلقة بهم، كأسمائهم وتخصصاتهم ومواعيد عملهم، وتسجيل ملاحظاتهم المتعلقة بالحالات المرضية المختلفة.

تسجيل الأدوية

البرنامج عبارة عن صيدلية إلكترونية، يحتفظ بأسماء الأدوية المختلفة، ويقوم بتصنيفها ما بين أدوية القلب وأدوية مرض السكري وغيرها من الأنواع الأخرى، ويُمّكن هذا البرنامج المستشفيات الكبرى من عمل مخازن للأدوية، يتم تقسيمها وفقًا لعدة أصناف وأنواع مختلفة.

يمكن تلخيص بعض المزايا الفريدة لموديول إدارة المستشفيات من كابيتالERPفي النقاط التالية:

· واجهة استخدام سهلة وواضحة وبسيطة.

· مرونة كافية لتعديل وحذف البيانات المختلفة.

· قدر كبير من الأمان والحماية لمعلومات المرضى.

· تقديم المعلومات والتقارير الطبية في أسرع وقت.

· عمل مجموعة من الإحصائيات اليومية أو الأسبوعية أو السنوية.

· التطوير والتحديث المستمر للبرنامج؛ ليواكب التغيرات التي تطرأ يوميًا في هذا المجال.

الدورة المحاسبية هي إجراءات تهدف لتحليل العمليات المالية، بينما الدورة المستندية هي السجلات ‏والأدوات التي تساعد في عمل الدورة المحاسبية.‏

تشمل المستندات المحاسبية مستند الصرف ومستند القبض ومستند القيد وغيرها.‏

تشمل الدورة المستندية عدة أنواع منها، الدورة المستندية للمخازن والمشتريات والمصروفات.‏

مرحلة التسجيل في الدفاتر اليومية، مرحلة الترحيل، ومرحلة إعداد المراجعة.‏

مسك الدفاتر عنصر من عناصر المحاسبة، فهو يتولى التسجيل اليومي للبيانات والمعاملات المالية، والتي ‏يتم استخدامها في تقارير المحاسبة المالية فيما بعد. تستطيع معرفة تفاصيل أكثر من هنا

مما سبق يتضح أنه من الصعب التخلي عن الدورة المستندية للمستشفيات الخاصة، نظرًا لدورها الكبير في تنظيم العمل بين إدارات وأقسام المستشفى، والقدرة على الاحتفاظ بالبيانات المختلفة لتسهيل الوصول إليها عند الحاجة، وبلا شك فبرنامج إدارة المستشفيات الخاص بشركةECPAمن شأنه تطوير آلية عمل المستشفيات، وجعلها أكثر سهولة.

( لخدماتنا اضغط هنا )

( للحصول على ديمو مجاني من برنامج إدارة المستشفيات او طلب الشراءاضغط هنا )