الدورة المستندية للمشتريات والمخازن

إذا كنت ترغب في توسيع نشاطك وزيادة أعمال شركتك، ربما عليك أن تسير وفقًا لـ الدورة المستندية للمشتريات والمخازن، فهو نظام متكامل يمكن من خلاله تحديد احتياجات شركتك، ومعرفة حجم الصادرات والواردات والبضاعة الموجودة في المخازن، سيتناول المقال ماهية الدورة المستندية للمشتريات والمخازن وأنواعها وأهميتها.

الدورة المستندية للمشتريات والمخازن هي عملية طلب المنتجات والسلع والأدوات من الموردين، والحصول عليها والكشف عنها وتخزينها في المخازن، ثم صرفها وبيعها، وهذه الدورة يشترك بها عدة جهات داخل وخارج المؤسسة تمر بمجموعة من المراحل، تبدأ من القسم الذي يرغب بمنتجٍ ما، ثم قسم إدارة المشتريات، ثم ادارة المخازن، وأخيرًا الموردين البائعين لهذا المنتج.

الدورة المستندية للمشتريات والمخازن تنقسم لـ 3 أنواع رئيسية، الأول يتعلق بالمشتريات، والثاني يخص الصرف والبيع، والثالث متعلق بالبضاعة التالفة والمرتجعة، ويمكن أن نوضح تلك الأنواع في السطور التالية:

وهي مجموعة من الإجراءات والخطوات التي بواسطتها تحصل الشركة على الأدوات والمنتجات التي تحتاج إليها، وتتمثل هذه الخطوات تباعًا في الآتي:

1– إرسال طلب شراء لقسم المشتريات.

يقوم رئيس القسم الذي يوّد الحصول على إحدى المنتجات بإرسال طلب شراء نوع محدد وبكمية معينة إلى ادارة قسم المشتريات، وبعد أن يوافق القسم على الطلب، يقوم بإرسال طلب آخر إلى الموردين بالكمية التي يحتاجونها؛ ليرسلوا أفضل عروض لسعر المنتج لديهم، وتعتبر هذه أولى خطوات الدورة المستنديةللمشترياتوالمخازن بصفة عامة.

2– المقارنة بين عروض الأسعار

هذه الخطوة تعتمد على قيام إدارة قسم المشتريات بفحص وتحليل ومقارنة عروض الأسعار من الموردين؛ لاختيار السعر المناسب بالنسبة للشركة، ويمكن أن يقوم رؤساء القسم بهذه الخطوة يدويًا، أو أن يعتمدوا على برنامج ينظم عملية محاسبة المخازن، مثل برنامج كابيتالERPلشركةECPA.

3- إرسال أمر التوريد

تقوم ادارة قسم المشتريات بإرسال طلب إلى الموردين، يحمل الكميات المطلوبة والأصناف التي يرغبون بالحصول عليها، والسعر المناسب بالنسبة لهم، وتاريخ وموعد التوريد، وهذه الخطوة ثالث خطوات الدورة المستندية للمخازن في حالة المشتريات.

4- الحصول على إذن الاستلام

تقوم إدارة المخازن باستلام البضاعة التي طلبها قسم المشتريات، والتأكد من مطابقتها لبيانات البضاعة التي تم إرسالها إلى الموردين، وبعد التأكد من صحتها، يقوم أمين المخزن بالتوقيع على إذن الاستلام، ويمكن أن تتم هذه الخطوة على أكثر من مرحلة، وبالتالي تتعدد أذونات الاستلام بطبيعة الحال.

5- الحصول على فاتورة الشراء

وأخيرًا تحصل الإدارة على فاتورة شراء شاملة البضاعة التي حصلت عليها الشركة؛ لإثبات دفع المبالغ المستحقة إلى الموردين، وإضافة الفواتير إلى برنامج ERP لنظام محاسبة المخازن.

النوع الثاني من أنواع الدورة المستنديةللمشترياتوالمخازن متعلق بعملية البيع وصرف البضاعة للتجار، وتتمثل الخطوات في الآتي:

1. ترسل الإدارة العامة أو ادارة المبيعات طلب إلى المخازن، يحمل الطلب جميع الأصناف التي يجب بيعها إلى طرف خارجي، بالإضافة إلى تاريخ الصرف واسم المستلم وتوقيعه.

2. ترسل إدارة المخازن إذن الصرف إلى الإدارة المالية، وتحتفظ بصورة منه.

3. تصرف الشركة البضاعة إلى المخازن الفرعية الخاصة بها، تمهيدًا لنقلها إلى الطرف الآخر.

وهي المرحلة الأخيرة من مراحل الدورة المستندية للمشتريات والمخازن، التي تقوم على إعادة البضاعة التالفة والغير صالحة للاستخدام إلى المورد، وتتمثل إجراءاتها في الآتي:

1. يجمع أمين المخزن البضاعة التالفة ويصنفها ويسجلها في كشف الجرد الخاص بالشركة.

2. يرسل أمين المخزن هذا الكشف إلى مجلس إدارة الشركة والإدارة المالية، ويحتفظ بصورة منه.

3. يسجل أمين المخزن كل المعلومات المتعلقة بالبضاعة التالفة، مثل النوع والصنف وتاريخ الاستلام.

4. تبدأ إدارة المؤسسة بالتواصل مع الموردين لإرجاع البضاعة الغير مستخدمة.

مما سبق نلاحظ أنه قد يكون صعبًا على رؤساء أقسام المخازن والمشتريات ضمان سير الدورة المستندية للمشتريات والمخازن بنجاح بدون برنامج مساعد، وهو ما توفره شركة ECPA من خلال برنامج إدارة المخازن من كابيتال ERP.

شركةECPAمن الشركات الرائدة في مجال المحاسبة والاستشارات القانونية، وتنفرد الشركة بتوفير برنامج كابيتالERPالذي يضم مجموعة من البرامج والخدمات، كبرنامج إدارة المخازن، الذي يضم العديد من المميزات التي يمكن تلخيصها في الآتي:

1. يتحكم البرنامج بالبضاعة الموجودة داخل المخازن بمختلف أنواعها وأصنافها.

2. يصمم قاعدة بيانات متكاملة للبضاعة الموجودة بالمخازن.

3. يعطي الأصناف أكواد معينة ومختلفة؛ لمعرفة بعض المعلومات عن أصناف معينة بسهولة.

4. تقديم تقرير مفصل عن البضائع الموجودة بالمخزن، مثل المخزون، تاريخ وصولها وأسعارها ألوانها وجودتها، كما يقدم خط سير مفصل لتلك البضائع.

5. يسمح البرنامج بعرض أكثر من منتج في آن واحد، لتسهيل عملية المقارنة بينهم.

6. يقدم برنامج إدارة المخازن من شركةECPAمستند تحويل مخزني، يمكن استخدامه عند نقل إحدى البضائع من مخزن المؤسسة إلى مخزن آخر.

7. يسهل عملية الجرد واكتشف البضائع التالفة والراكدة، وكذلك البضاعة التي تم سحبها من المخازن.

8. يراعي برنامج إدارة المخازن سرية المعلومات، ويسمح أن يطلع عليها مجموعة معينة من الأفراد داخل المؤسسة.

دورة الشراء عبارة عن مجموعة من الخطوات، تضم دراسة حالة السوق، اتخاذ قرار الشراء، إصدار طلب ‏الشراء، وتسجيل البضائع واستلام الفواتير.‏

تتخذ إدارة المشتريات قرار الشراء، بالتعاون مع إدارة المؤسسة، وتضع سياسات الشراء، وتُسجل البيانات ‏المتعلقة بالعملية.‏

لا يتبع قسم المشتريات جهة بعينها، وإنما هو عنصر من عناصر الدورة المستندية للمشتريات والمخازن، له ‏العديد من العلاقات مع بقية الأقسام الأخرى.‏

تعتمد الدورة المحاسبية على الإيصالات والفواتير التي تفيد بان الشركة قد دفعت استحقاقات مالية، والدورة ‏المستندية للمخازن تحصل على تلك الفواتير من الموردين، وهو ما يساعد في نجاح الدورة المحاسبية ‏للمؤسسة.‏

تختلف الدورة المستندية بين شركة وأخرى بسبب اختلاف نوع نشاط الشركة وحجم الشركة نفسها في ‏السوق.‏

تلخيصًا لما سبق، فإن الدورة المستندية للمشتريات والمخازن تتم في إطار مجموعة من الخطوات الثابتة التي من الصعب تغييرها أو إغفالها، فهو نظام محدد تسير العديد من الأقسام داخل المؤسسة وفقًا له، بهدف تحسين دورة المحاسبة وتسهيل دور المدقق المالي في تحديد حجم المصروفات والواردات، كذلك تحديد احتياجات المؤسسة من البضائع المختلفة، وحجم البضائع الموجودة بالمخازن.

( لخدماتنا اضغط هنا )

( لطلب ديمو مجاني من البرنامج او لمعرفة السعر اضغط هنا)