تحديات الادارة المالية مع الترحيل

برامج ERP مقسمة الي ميديولات متعدده منها مديول الحسابات و مديول البنوك ومديول المبيعات والمخازن ومديول المشتريات ومديول التصنيع ومديول تخطيط الانتاج.....الخ

وفي نفس الوقت يختلف نظام التشغيل من برنامج لاخر بحيث تقوم بعض البرامج بادخال الحركات لكل مديول بشكل منفصل ثم يقوم المسئول عن المديول بعمليه الترحيل وفي نفس الوقت يختلف البعض الاخر من البرامج بعدم وجود ترحيل اصلا .

ما المقصود بعمليه الترحيل :

يتم تسجيل التاثير المالي لكافة الحركات اليومية المؤيدة بمستندات ورقية اولا في دفترة اليومية العامة وعمليه الترحيل هي نقل العمليات المالية المسجلة في دفتر اليومية الى حساباتها في دفتر الاستاذ العام بحيث

1. يتم ترحيل كل مبلغ مدين مسجل في دفتر اليومية الى الجانب المدين من صفحة الحساب الموجوده في دفتر الاستاذ العام

2. وترحيل كل مبلغ دائن مسجل في دفتر اليومية الى الجانب الدائن من صفحة الحساب الموجودة في دفتر الاستاذ العام

الترحيل هو عبارة عن نقل التاثير المالي من المستند الى الحسابات العامة والفرعية فالبرامج تعمل على تسجيل اصغر نقطة وهي المستند المؤيد للحركة المالية وبالتالي يتم تقسيم المستندات الى دورات مستندية حسب طبيعة المعامل وهو ما يسمى بالبرنامج مديول كالاتي

1- مستندات تخص الحسابات العامة مثل سند قبض النقدية وصرف النقدية ....الخ وهو ما يسمى بمديول الحسابات العامة

2- مستندات تخص الحركة المخزنية مثل التوريد المخزني والصرف المخزني والتحويل المخزني .....الخ وهو ما يسمى بمديول المخازن

3- مستندات تخص حركة المشتريات مثل فاتورة المشتريات ومردودات المشتريات .....الخ وهو ما يسمى بمديول المشتريات

4- مستندات تخص حركة المبيعات مثل فاتورة المبيعات ومردودات المبيعات.....الخ وهو ما يسمى بمديول المبيعات

وهكذا في باقي المديولات ثم يقوم البرنامج بنقل التاثير المالي للمستند الى الحسابات العامة والفرعية ولكن هذه البرامج تنقسم الى نوعين

1- بعض البرامج تقوم بنقل التاثير المالي مباشرة بدون تدخل بشري او عمل اي اجراء

2- البعض الاخر لابد من عمل اجراء لنقل التاثير المالي وهذا ما يسمى بالترحيل

1- عدم القدرة على التعديل على المستند المرحل حتى لو كان للشخص صلاحية التعديل

2- الترحيل يتم لكل مديول على حدى

3- يمكن اجراء عملية الترحيل خلال فترة معينة

4- امكانية عدم اجراء عملية الترحيل لبعض المستندات داخل المديول او عدم اجراء عملية الترحيل خلال فترة معينة

5- امكانية استخراج كافة البيانات لكافة المستندات داخل كل مديول بشكل منفصل

1- لايمكن استخراج ميزان المراجعة او القوائم المالية إلا بعد اجراء عملية الترحيل

2- اهدار وقت كبير في اجراء عملية الترحيل

3- اهدار وقت كبير في حل المشاكل الناتجة من عملية الترحيل

4- اهدار وقت كبير في اجراء عملية فك الترحيل للتعديل ثم اهدار وقت كبير في اجراء عملية الترحيل مرة اخرى

5- لا يمكن فك الترحيل لمستند وحيد ولكن يتم فك الترحيل للمستند وكافة المستندات التى تليه داخل نفس المديول

6- لا يمكن اجراء علمية المراجعة والتدقيق إلا بعد التاكد من الانتهاء من اجراء عملية الترحيل لكافة المستندات وحل المشاكل الناتجة من عملية الترحيل

7- الترحيل يتم لكل مديول على حدى فعند نقص البيانات المرحلة فان القوائم المالية لا تعبر عن الواقع بصدق

8- امكانية التلاعب في عدم تنفيذ اجراء عملية الترحيل لبعض المستندات داخل نفس المديول

9- لا يمكن اغلاق الفترة المالية إلا بعد الانتهاء التام من عملية الترحيل لكافة المستندات داخل كافة المديولات

ان عملية الترحيل في البرامج التي تستخدم هذه الخاصية هي غطاء للفترة الزمنية التي سيستنزفها البرنامج في تشغيل البيانات واحداث التاثير المالي لها في القوائم المالية وان هذه العملية غالبا ما تكون مصحوبة بقدر كبير من الاخطاء التي تستنذف وقت كبير في حلها والاولى للادار المالية بالبحث عن البرامج التي تقوم نتشغيل البيانات واحداث التاثير المالي لها مجرة الحفظ بعد استيفاء مصفوفة المراجعة حتي تحصل على كافة التقارير اللحظية

لخدماتنااضغط هنا

لطلب ديمو نظام كبيتال ERPاضغط هنا