تابع بناء نظام محاسبي متكامل – الدورة المستندية | ECPA

في الوقت الحالي يحتاج كل صاحب شركة لتسجيل أي حدث مالي ومعلومة تمر شركته بها، وخاصة إذا كان لديه مستثمرين أو شركاء مساهمون معه، لذا يلجأ لوضع نظام يوضح خط سير ممتلكات وأعمال الشركة بدقة ومعالجته للحصول على المعلومة المحاسبية، أو ما يسمى ببناء نظام محاسبي متكامل.

يعتمد العمل المحاسبي على المستندات والوثائق المحاسبية، لذا تلعب الدورة المستندية دور هام جدا في الدورة المحاسبية، ولكن يجب الانتباه عند بناء نظام محاسبي متكامل أن الدورة المحاسبية تختلف عن الدورة المستندية، فالدورة المحاسبية تتعلق بمهام المحاسب داخل الشركة بينما الدورة المستندية تتعلق بالأوراق والسجلات التي استخدمها المحاسب.

ويمكننا التعرف على الفرق من خلال قراءة المقال التالي:

قيود اليومية وترحيلها يوميا إلى دفتر اليومية الأمريكية والتي مهمتها تجميع كافة الأرصدة السنوية لمختلف العملاء والحسابات والبنوك وغيرها.

الترحيل اليومي لدفتر الأستاذ المساعد والذي يعتبر بيان تفصيلي لكل حساب.

اعداد ميزان المراجعة بمجاميع وأرصدة مرحلة من حسابات دفتر الأستاذ المساعد واليومية الأمريكية.

اعداد القوائم المالية وقيود الاقفال والقيود الافتتاحية وترجع تلك المهمة للمدير المالي او رئيس الحسابات.

كنا قد قلنا في مقال سابق أن بناء نظام محاسبي متكامل يقوم على ثلاث عمليات رئيسية هي:

تسجيل كافة الممتلكات والموجودات المملوكة للشركة بالإضافة إلى كافة الالتزامات التي على الشركة.

انشاء الدليل المحاسبي والتي تعني حصر كافة حسابات الشركة وتسجيل كافة العمليات وكما يتم عمل جرد شامل وتسجيل كل ما تم التوصل إليه.

الخطوة الأخيرة هي إنشاء الدورة المستندية والتي تعني جمع المحاسب القانوني لكافة المعلومات المالية للشركة وتسجيلها داخل مستندات وأرشفة وتخزين المعلومات السابقة لها.

ميكنة الدورة المستندية تساعد على اتخاذ القرار الصحيح فى الوقت المناسب

أحد أهم المراحل عند بناء نظام محاسبي متكامل والتي تشتهر أيضا باسم شجرة الحسابات أو دليل الحسابات، وتعني تسجيل كافة الحسابات المتعلقة بأعمال الشركة مثل حسابات الأصول والخصوم وحقوق الملكية والايرادات المصروفات، كما ينقسم كل حساب منهم إلى حسابات فرعية وكل حساب فرعي يضم حسابات فرعية وهكذا.

ويختلف تصميم شجرة الدليل المحاسبي باختلاف طبيعة عمل الشجرة وحجم أعمالها، فمثلا يضم حساب الأصول حسابات الأصول الغير متداولة والأصول المتداولة، وينقسم حساب الخصوم إلى الخصوم طويلة الاجل والخصوم المتداولة، كما ينقسم حساب الأصول المتداولة إلى حساب العملاء وحساب النقدية والمخزون، وينقسم كلاً منهم لحسابات أخرى مثل حساب العملاء والذي ينقسم بدوره إلى حسابات عملاء خارجيين وعملاء جملة وتجزئة وكل عميل بهم له حساب خاص وهكذا.

تعني خط سير المستندات داخل الشركة، منذ بداية كتابة المعلومات المحاسبية بها وعمل القيود المحاسبة والقوائم المالية والحسابات المختلفة مثل حساب الأستاذ وميزان المراجعة وقائمة التدفقات النقدية، كما تشمل الدورة المستندية التأكد من تحري الدقة عند كتابة أي بيان وصحة الترحيل والخلو من الأخطاء.

• تهدف الدورة المستندية للرقابة على كافة أموال الشركة وممتلكاتها، كما تراقب جميع الأمور الإدارية بها.
• المهمة الرئيسية لها هي جمع كافة البيانات وتسجيلها وتلخيصها في هيئة تقارير تقدم للإدارة.
• تساعد السجلات والمستندات والتقارير الإدارة على اتخاذ القرارات المالية والإدارية الملائمة وفقا للبيانات الحالية.
• تعتبر وسيلة اتصال بين الإدارات المختلفة داخل الشركة.
• شريك رئيسي في وضع الأهداف السنوية للشركة.
• الهدف الرئيسي للدورة المستندية هو نمو الشركة ورفع قيمتها السوقية.
• اكتشاف الأخطاء والتصحيح الفوري لها .

تنقسم نماذج الدورة المستندية المعروفة إلى عدة أنواع وكل نوع يندرج تحته أنواع فرعية، وتختلف الدورات المستندية المستخدمة داخل الشركة بحسب حجم كل شركة ومتطلباتها، ولكن هناك ثلاث أنواع رئيسية لا تخلو منها نماذج الدورة المستندية، وهم:

وهي تعني جميع المستندات التي تخص السلع المحتفظ بها داخل مخازن الشركة، بما في ذلك مستندات شراؤها وبيعها واستيرادها وتصديرها وصرفها وغيره.

وهي تعني جميع المستندات التي تخص مشتريات الشركة سواء بضاعة أو مواد التصنيع أو آلات أو مفروشات وأدوات مكتبية وغيرها، كما تشمل أوامر الشراء ونسخ من الفواتير وكافة المشتريات الطارئة الغير مخطط لشرائها وتسجيلها بشكل فوري.

جميع مستندات عمليات البيع التي نفذتها الشركة خلال العام المالي، بما في ذلك السلع والخدمات التي قدمتها وطلبات الشراء التي تلقتها وعروض الاسعار وقوائم السلع المطلوبة في السوق وآراء العملاء وغيره. وهناك أنواع أخرى مثل الدورة المستندية للصندوق والنقدية، الدورة المستندية للمصروفات، الدورة المستندية للإيرادات وغيرها.

هناك العديد من الاختلافات بينهما مثل:

في الدورة التقليدية كانت تتم طباعة جميع البيانات التي تم تسجيلها عن الشركة والعميل، أما في النظام الحديث يمكنك اظهار المعلومات التي تخص المعاملة فقط.

في النظام التقليدي كان التعديل يعتبر مستحيلا إلا بإعادة الطباعة مرة أخرى، أما في النظام الحديث يمكنك التعديل بسهولة.

في النظام التقليدي كان يتم الكتابة بالطريقة اليدوية ثم القيام بمراجعتها ثم اعتمادها، أما في نظام محاسبي متكامل وحديث يتم الكتابة مباشرة على شاشة الحاسوب وارسالها للاعتماد ثم طباعتها مباشرة.

في النظام التقليدي كان التسجيل يحتاج عدة اشخاص للتسجيل والمراجعة والاعتماد، أما في النظام الحديث يتم تكلفة شخص واحد للمهمة ويمكن التعديل عليه واستبداله حسب رغبة المدير. والعديد من الاختلافات التي جعلت أصحاب الأعمال يتجهون لاستخدام الدورة المستندية الحديثة والتي تساهم بشكل أساسي في بناء نظام محاسبي متكامل لهم.

يختلف تصميم النظام المحاسبي من شركة لأخرى، فالشركات الصغيرة والمشروعات لا تحتاج لذلك النظام المحاسبي المتكامل بالمعنى الحرفي والقائم على انشاء قائمة دخل وقوائم مالية وميزانية وغيرها، ولكنها فالغالب ستحتاج لمحاسب قانوني واحد فقط للقيام بإعداد الفواتير وجرد المخزن وحساب النقدية والضريبة وغيرها من العمليات البسيطة.

أما الشركات الكبرى والتي تحتاج لعمل دقيق وحسابات وقوائم، فهي تمتلك إدارة مالية كاملة وتمتلك فريق من المحاسبين لكل تخصص، لذا يكون انشاء وتصميم نظام محاسبي لها أمر معقد إلى حد ما، وبشكل عام يعتمد أي برنامج محاسبي على أربع محاور رئيسية يمكن منها استخلاص ميزان افتتاحي للمراجعة ثم انشاء نظام محاسبي متكامل، وهم:

• الأصول.
• الخصوم.
• الإيرادات.
• المصروفات.

في كل الحالات وباختلاف طبيعة عملك ستحتاج إلى محاسب قانوني متخصص أو أحد مكاتب محاسبة، وبالطبع أرشح لك عن ثقة مكتب "المحاسبون القانونيون المصريون" أحد أكبر مكاتب المحاسبة في مصر والعالم العربي، والذي يمتلك فريق عمل متكامل من استشاري ومتخصصي المحاسبة المعتمدين، يتعهدون بالعمل على مدار الأربع وعشرون من أجل الوصول بشركتك إلى أفضل ربحية وأعلى أمان اقتصادي ممكن.

تصميم نظام محاسبي متكامل متوافق مع طبيعة وحجم أعمالك.

الدراسة التحليلية لطبيعة نشاطك والسوق المالي والهيكل الداخلي لشركتك بعناية.

اعداد الدليل المحاسبي بناء على تحليل نظام محاسبي متكامل ورسم مخطط شجرة الحسابات.

تكوين الدورة المستندية وفقا للقوانين والقواعد ومع مراعاة فصل مهام كل إدارة والرقابة.

تصميم أفضل برنامج محاسبي لشركتك.

القيام بجرد أصول وممتلكات الشركة بصورة فعلية.

مراجعة كافة الحسابات والأرصدة المسجلة والتأكد من سلامة التسجيل.

انشاء ميزان المراجعة وقائمة التدفقات النقدية والقوائم المالية وقائمة المركز المالي وعمل التسويات اللازمة.

في حال كانت شركتك تتبع نظام محاسبي مسبق أو لم تتبع من قبل، سيقوم فريقنا بإنشاء نظام محاسبي متكامل وشامل.

التأكد من التسجيل اليومي للعمليات والتأكد من صحة الدورة المستندية.

متابعة أعمال المراجعة والرقابة الداخلية.

حساب أنواع الضرائب المختلفة واستغلال الفرص الضريبية لأقصى درجة.

خدمات المراجعة والتدقيق.

لخدماتنا (اضغط هنا) .

لطلب السعر ،(اضغط هنا) .