شجرة الحسابات أو دليل الحسابات ماذا تعني وكيف نصممها؟ | ECPA

شجرة الحسابات هي المرحلة الأولى لتصميم أي نظام محاسبي، يطلق عليها أحيانادليل الحساباتوتستلزم من المحاسب إعطاء رقم لكل حساب للإشارة إليه، كما أن كل شركة تقوم بتنظيم وتقسيم شجرتها الحسابية حسب النشاط والحجم الخاص بها.

ونظرا لصعوبة الامر في البداية على المحاسب الجديد لفهم الشجرة الحسابية وتقسيمها وكيفية عملها.. قررنا في المحاسبون القانونيون المصريون أن نخصص هذه المقال لشرح شجرة الحسابات بطريقة سهلة وممتعة بإذن الله.

شجرة الحسابات هي تخطط إعداد القوائم المالية الخاصة بكل الحسابات الموجودة داخل الشركة ويتم تصميمها لتسهيل الفهم على أصحاب الأعمال والمراجعين حول المعاملات المالية التي نفذتها المنشأة خلال فترة معينة، وكما قلنا إنها المرحلة الأهم في تصميم النظام المحاسبي.

وتشمل قائمة شجرة الحسابات جميع حسابات الشركة سواء حسابات الميزانية العمومية (قائمة المركز المالي) أو قائمة الدخل مثل الأصول، حقوق الملكية، الإيرادات، المصروفات، الخصوم وغيرها، وتختلف كما قلنا من منشاة إلى أخر حسب مخططها الحسابي.

وتقوم شجرة الحسابات على منح كل حساب أسم ورقم ووصف، ويتم تخطيط حسابات قائمة المركز المالي في البداية ثم حسابات قائمة الدخل، وبالطبع يلعبدليل الحساباتدور مهم جداً سواء للمحاسب أو صاحب العمل او للهيئات الحكومية المباشرة عليها.

يمكن حصر أهمية شجرة الحسابات في التالي:

• صورة موضحة لوضع الشركة المالي تسهل على أصحاب الأعمال والمختصين تقييم الأداء المالي للشركة في أي وقت.
• عنصر جذب للمستثمرين الجدد للمساهمة في الشركة.
• تساعد في تسهيل إعداد السجلات والتقارير المالية.
• تساعد أصحاب الاعمال والمديرين في فهم وتتبع الأموال الصادرة والواردة من وإلى الشركة.
• يوضح العمليات التي تمت بالشركة والتي يتم تنفيذها.
• تسهل الأمر على المحاسبين ومسئولي الضرائب.
• تعتبر شجرة الحسابات مقياس لمدى نجاح أو فشل الشركة خلال فترة محاسبية ماضية.
• تمكن المسئولين من وضع خطط النمو المناسبة.
• تساعد على تحديد حجم الاستثمارات الإضافية المناسبة للشركة خلال الفترة القادمة.
• تمكن المسئولين من وضع الخطط المناسبة للسيطرة على الديون.
• تساهم بشكل غير مباشر على وضع خطط لترشيد الإنفاق، حيث توضح المواضع المتكررة لإنفاق الأموال مثل الصيانة والإيجارات وغيرها، فتمكن المسئولين من معرقة مدى إمكانية خفض الأموال المنفقة.

قلنا مسبقاً أن شجرة الحسابات تضم جميع حسابات الشركة وبالتالي كل حساب سيضم العديد من القوائم الفرعية التي تندرج تحته، كمثال قائمة المركز المالي تضم حسابات الأصول والتي تضم تحتها العديد من الحسابات والقوائم الفرعية مثل النقدية والذمم المدينة والنفقات المدفوعة مسبقا والأصول الثابتة والاستهلاك المتراكم والأوراق المالية والمبالغ الصغيرة وغيرها.

أيضا حسابات الخصوم تضم أوراق الدفع والحسابات القابلة للدفع والأجور المستحقة للدفع والضرائب المستحقة الدفع والمسئوليات المتراكمة وغيرها، اما بالنسبة لحقوق المساهمين فهي تضم تحتها الأرباح المحتجزة والأسهم الممتازة والأسهم العادية التي تم بيعها وهكذا.

ولتصميم شجرة الحسابات يقوم المحاسب بإنشاء الحسابات الرئيسية وحسابات العمل المذكورة مسبقا وتصنيفها لإظهارها بشكل معين داخل تقارير، ثم يتم إنشاء مستويات الشجرة الرئيسية والتي تتم حسب المعايير المصرية المعروفة.

يقوم المحاسب بها بتجميع كل الحسابات التي رتبها داخل الشجرة وربط كل حساب بالمستوى الذي يندرج تحته، ثم يتم تحديد طبيعة كل حساب.

وكما قلنا يتم إعطاء رقم لكل حساب وهناك ترتيب شائع جداً لدى الشركات حيث يتم إعطاء أرقام محددة لكل حساب كالآتي:

• الأصول:وتم إعطائها الأرقام من 1000: 1900.
• الخصوم:ونم إعطائها الأرقام من 2000: 2900.
• الإيرادات:وتم إعطائها الأرقام من 4000: 4900.
• المصروفات:وتم إعطائها الأرقام من 5000: 5900.

تتعدد نماذج للحسابات التي يتم استخدامها بالشجرة وبالتالي قد تصل مستويات دليل الحسابات إلى خمس مستويات ولكن هناك ثلاث مستويات رئيسية داخل شجرة الحسابات تتم طبقاً للمعايير المصرية سنستعرضها معكم اليوم وهي كالتالي:

• الأصول.
• الالتزامات.
• حقوق الملكية.
• التكاليف.- الإيرادات.
• المصروفات.

ويتم فيها تقسيم الحسابات المذكورة في المستوى الأول كما يلي:

• الأصول: تضم الأصول أصول متداولة وأصول طويلة الأجل.
• الالتزامات: تضم نوعين وهما التزامات متداولة وأخرى طويلة الاجل.
• حقوق الملكية: وتضم الأرباح ورأس المال والاحتياطات.
• التكاليف: وتضم تكاليف المبيعات والإيراد ومصروفات التشغيل والتكاليف المحملة للقيام بالتصنيع وإهلاكات الإنتاج.
• الإيرادات: وتضم إيرادات من النشاط والإيرادات الأخرى.
• المصروفات: وتضم المصروفات الإدارية العمومية ومصروفات التوزيع والبيع والتسويق والمصروفات الخاصة بالتمويل.

وهو المستوى الرئيسي الأخير بشجرة الحسابات يتم فيه تقسيم الحسابات الموجودة بالمستوى الثاني كما يلي:

• تقسم الأصول المتداولة إلى حسابات المخزون والعمليات تحت التنفيذ وحسابات عملاء وأوراق القبض وحسابات الشركات التابعة والشقيقة وحسابات للمديونين وحسابات النقدية والأرصدة المدينة الأخرى وغيرها.
• الأصول طويلة الأجل: يتم تقسيمها إلى الأصول الثابتة والمشروعات تحت التنفيذ والأصول غير الملموسة والاستثمارات طويلة الاجل وغيرها.
• الالتزامات المتداولة وتنقسم إلى الدائنون والأرصدة الدائنة الأخرى وحسابات الموردين وأوراق الدفع ومراقبة مردودات المشتريات.
• الالتزامات طويلة الأجل وهي تحتوي على القروض والتمويل والالتزامات الضريبية المؤجلة.أما الأرباح فيتم تقسيمها إلى أرباح مؤجلة وأرباح الفترة.
• كما يتم تقسيم رأس المال إلى رأس المال المدفوع.
• بالنسبة للاحتياطيات فيندرج اسفلها الاحتياطات المجنبة.
• تكاليف المبيعات والإيراد تشمل تكلفة الصرف الخاص بالمخزن.
• أما مصروفات التشغيل فهي تضم المصروفات الخاصة بنشاط التصنيع وتضم أجور التشغيل ومصروفات تشغيل أخرى.
• التكاليف المحملة يتم تقسيمها إلى مصاريف صناعية غير مباشرة محملة وأجور مباشرة محملة وغيرها.- تكاليف اهلاكات الإنتاج تضم اهلاكات الأصول التي تخص الإنتاج؟
• أما إيرادات النشاط فهي تضم مردودات المبيعات والخصومات والمبيعات.
• كما تضم الإيرادات الأخرى الإيرادات الغير متعلقة بالنشاط مثل إيرادات بيع المخلفات والأرباح الرأسمالية.
• المصروفات الإدارية العمومية تم تقسيمها إلى الأجور الإدارية والمصاريف الإدارية الأخرى.
• مصروفات البيع والتوزيع والتسويق يتم تقسيمها لأجور البيع والتوزيع ومصاريف أخرى.
• أما مصروفات التمويل فهي مقسمة إلى مصروفات فوائد قروض ومصروفات تأجير تمويلي.

مع ظهور التجارة الإلكترونية وانتشارها بشكل كبير ظهرت العديد من البرامج المحاسبية الإلكترونية والتي تساعد العاملين في مجال التجارة الإلكترونية على تنفيذ شجرة الحسابات بدقة وسرعة فائقة.

ولكن بالرغم من تعدد هذه البرامج إلا أن أصحاب الأعمال يبحثون كثيرا للوصول إلى أفضل برنامج محاسبة، حيث يحتاجون لمزايا محددة لا توجد في كل هذه البرامج مثل إعداد الفواتير وإدارة المخزون وتصميم شجرة الحسابات.

لذا سنرشح لك في موقعنا “المحاسبون القانونيون المصريون” خمسة برامج من أفضل برامج المحاسبة.

يمكنك تحميل نسخة من شجرة الحسابات الشائعة من هذا الرابط، أو يمكنك تحميل أحد البرامج المحاسب التالية:

• QuickBooks: أفضل برنامج محاسبة ولكنه يتوفر كموقع على الأنترنت ويحتاج بالطبع إلى الاتصال بشبكة إنترنت.
• برنامج مايكروسوفت للأعمال المحاسبية الصغيرةMicrosoft Small Business Accounting.
• برنامج مايوب.
• كويك بوكس.
• برنامج Simply Accounting.

في نهاية المقال أعتقد أننا أدركنا الدور الكبير الذي تلعبه شجرة الحسابات في نجاح أي شركة أعمال، ولعل موقعنا “المحاسبون القانونيون المصريون” ساعدكم في فهمها بشكل أفضل.

لخدماتنا (اضغط هنا) .

لطلب السعر ،(اضغط هنا) .