الدورة المستندية وتأثيرها على الرقابة الداخلية

تقوم الشركات خلال عملها بالعديد من العمليات اليومية، والتي تحتاج لتسجيلها باستمرار حتى لا تنسى أو تتعرض للفقد، تسجيل هذه العمليات بالشكل التفصيلي واليومي بالسجلات والدفاتر وباختلاف نوع العمليات.. كل هذا يسمى “الدورة المستندية”.

الدورة المستندية تعتبر القلب النابض للشركة، فهي مسئولة عن تسجيل كافة البيانات المحاسبية والتي تُبنى عليها القوائم المالية وصافي الربح والمبيعات وقيمة الضرائب وكافةأنواع المستندات المحاسبية، لذا فهي ذات أهمية كبيرة للشركة، وكما عودناكم سنشرح لكم تفاصيل كل ما يخص الدورة المحاسبية وما نستطيع تقديمه من خدمات عنها.

تعتبر أولى خطوات الدورة المحاسبية والتي تمثل خط السير المرسوم للمستند المحاسبي داخل الشركة، والتي تبدأ بتسجيل كل بيان وعملية تتم بشكل يومي في هيئة قيد محاسبي، ومروراً بإثباتها بقائمة الدخل وقائمة المركز المالي وانتهاءً بالتقارير المالية والضريبية.

ولكي تشكل الدورة المستندية هذا الدور تحتاج إلى أن تحقق الشروط التالية:

- تحقق الرقابة والضبط الداخلي لكافة عمليات الشركة.

- تساعد على تسهيل إجراءات سير العمليات.

- المستندات غير معقدة وتتميز معلوماتها بالانسيابية وسرعة التسجيل.

- أن توفر المستندات كل البيانات المالية والتي يتم استخدامها في تحليل البيانات وتسجيل الدفاتر واعداد القوائم والتقارير المالية.

- تعتبر المستندات والسجلات المحاسبية الدليل الأكبر على عمل الشركة ووجود عمليات مالية تتم بها.

- توفر بيانات موضوعية موثقة ومعترف بها من الجهات الحكومية.

- تحفظ الدورة المستندية السليمة حقوق أصحاب المشروع والمواطنين المشترين والجهات المتعاملة مع الشركة مالياً.

- تقسيم الوظائف بين الإدارات وتحديد مسئولية كل إدارة.

- إذا لم يتم تسجيل العمليات بالمستندات ففي الغالب لا يتم الاعتراف بها بين الأفراد أو الشركات أو حتى من الناحية القانونية.

- تعتبر مصدر رئيسي للرقابة الداخلية على أعمال الشركة المالية والإدارية.

- تساعد مديري الشركات على اتخاذ القرارات الرشيدة.

- تزيد من الترابط والتواصل بين أقسام وادارات الشركة.

- تعتبر العنصر الأساسي لتزويد القوائم المالية بالبيانات ومما يعني أنها عنصر أساسي في تحديد أرباح وضرائب الشركة.

- تسجيل البيانات بدفتر اليومية.

- ترحيل البيان لدفتر الأستاذ.

- عمل ميزان بالمراجعة قبل عمل التسويات.

- تنفيذ الجرد والتسويات.

- اعداد قائمة ميزان المراجعة بعد اتمام التسوية.

- اعداد وتجهيز كافة الحسابات والقوائم المالية.

وبذلك تشمل الدورة المستندية ثلاث وظائف رئيسية وهي:

– منح الموافقة على اجراء المعاملة المستندية.

– تسجيل المعاملة كبيان.

– المسئولية عن العهد.

يشمل نموذج المستند عدة وثائق مثل:

– إيصال الاستلام للنقدية.

– إيصال الصرف للنقدية.

– طلبات الشراء.

– اذون الصرف لكافة الأصناف الموجودة بالمخازن.

– صور من محاضر المراجعة واستلام البضاعة بالمخزن.

– أذون الارتجاع لإعادة أصناف إلى المورد.

– أذون الصرف لتوزيع الأصناف من المخازن.

– كروت الأصناف.

– تسويات العهد.

ويمكن تقسيم هذه الخطوات على أنواع مختلفة بحسب كل عملية مالية كالآتي:

تُبنى على مختلف أنواع المستندات المحاسبية وتختلف تلك المستندات بحسب العملية التي تسجلها، ويمكن تقسيمها كالاتي:

ويتم اثبات حركة النقدية والعمليات التي تخص الشراء بالمستندات، والتي تبدأ باستلام طلب لشراء من المورد والذي يقوم بدوره بعرض السعر الخاص به، لتقوم الشركة بإصدار أمر الشراء ثم فاتورة بقيمة المشتريات صادرة من المورد ثم اشعار عند استلام البضاعة منه وأخيرا اذن الصرف الذي تصدره الشركة للمورد.

تعني اثبات كافة عمليات البيع التي تجريها الشركة، والتي تبدأ بطلب الأسعار الذي يطلبه العميل ثم تقدم الشركة العرض الخاص به للعميل فيصدر أمر البيع ثم فاتورة بقيمة المبيعات، يصدر بعدها إذن صرف البضاعة وإيصال الاستلام بقيمة النقدية.

تقوم الدورة المستندية للمخازن في البداية على عمل اذن إضافة بضاعة للمخازن، ثم اذن التحويل ويتم فتح محضر معاينة واستلام بعد الفحص، يتم اصدار اذن صرف مخازن أو اذن صرف بضاعة واعداد اشعار الاستلام بكمية وقيمة البضاعة من العميل وفي حالة وجود مرتجعات يتم اصدار سند مرتجع للبضاعة.

عمليات البيع والشراء تقوم على قبض أموال أو صرف أموال، والتي يتم اثباتها بإذن صرف أو استلام للنقدية، كما يتم اثبات البيع بالأجل وطرق السداد أو الصرف المختلفة مثل الشيكات البنكية وقوائم الإيداع وغيرها. كما تشمل الدورة المستندية أنواع أخرى مثل دورة مستندات في العهد المستدامة وفي المرتبات والأجور وغيرها، بعض الشركات تقوم بفصل كل دورة مستنديه عن الأخرى والبعض يدمج هذه المستندات في دورة واحدة.

بالرغم من أن الدورة المستنديه أحد أهم أدوات الرقابة المالية إلا أن هذا غير مأمون تماماً لأن مدى كفايتها مربوطاً بمدى صحتها، فكلما كان فصل الوظائف أكثر كلما زادت قوة كفاية دورة المستندات، فقيام موظف واحد بكل مهام الدورة المستندية بالتأكيد قد يعرضه للسهو أو الخطأ.

في الوقت الحالي ومع كبر حجم الشركات وزيادة الاختلاسات والسرقة والتي قد يشترك فيها أكثر من طرف.. لا يمكن الاعتماد كليا علىدور الرقابة الداخليةفقط ولابد لك من الحاجة إلىمراجع خارجي.

عندما تبدأ مهمة المراجع الخارجي في فحص الدورة المستندية للشركة.. في حالة فصل المستندات يقوم المراجع الخارجي بمراجعة كل قيد محاسبي والتأكد من تطابق التقارير المالية مع ما يرد فيها، اما في حالة الدمج بين مستندات الشركة يلزم على المراجع التحقق من كفاءة فصل كل مستند وكل دورة مستنديه.

· التأكد من سلامة نموذج المستند وشكله العام ومن وجود شعار جهة اصدار المستند عليه.

· التأكد من قيام المسئول بالتوقيع على المستندات المهمة والنموذج.

· مراجعة العمليات الحسابية والتأكد من سلامة نتائجها ومطابقتها لما هو مذكور بالنموذج.

· مراجعة الفواتير المرفقة بالنموذج مع فواتير الطرف الذي أصدر الفاتورة.

· الدورة المحاسبية تشمل تلخيصاً لكل سياسات وإجراءات العمليات المالية، والتي تتم خلال الفترة المحاسبية تشمل التحليل والتسجيل التبويب وحتى الوصول لقوائم الشركة المالية الختامية.

· الدورة المستنديه تمثل الأدوات المستخدمة لإتمام الدورة المحاسبية، والتي تخص كل مستند وسجل معتمد ومثبت وسليم قانونياً وموثق لتنفيذ العمليات المالية.

· الدورة المحاسبية هي عملية ثابتة لكل شركة لا تتغير مراحلها من مكان لآخر، بينما الدورة المستندية يمكن أن تتغير باختلاف حجم وطبيعة كل شركة.

مكتب "المحاسبون القانونيون المصريون" أحد أفضل مكاتب المحاسبة في مصر والعالم العربي، فريق متكامل من المستشارين والخبراء المعتمدين في المحاسبة والمراجعة والضرائب، نقدم أفضل الخدمات المحاسبية والقانونية وبأحدث أدوات التكنولوجيا والبرامج المحاسبية فى امساك الحسابات برنامج كابيتال ERP

( لخدماتنا اضغط هنا )

( لطلب ديمو مجاني من البرنامج او لمعرفة السعر اضغط هنا )