أنواع أدلة الإثبات في المراجعة الخارجية

يسمى أي قيد يتم تسجيله داخل دفاتر الشركة بالبيان والمراجع يحتاج لمراجعة كافة البيانات التي يرى أنها ستؤثر في تقرير المراجعة ويتم ذلك كالآتي:

يحدد المراجع نوع البيان الذي يرغب في مراجعته.

يحدد مدى أهميته في المراجعة.

يجمع المراجع كافة المعلومات التي تخص البيان وادلة الإثبات الممكنة.

يقرر المراجع هل أنواع أدلة الإثبات التي حصل عليها تكفي أم يحتاج إلى المزيد من الأدلة؟ ومدى ارتباط تلك الأدلة بالموضوع الذي يتم مراجعته.

يصدر المراجع رأيه وتقريره عن موضوع المراجعة وهل هو صحيح أم به تلاعب؟

مفهوم و خصائص أدلة الإثنات و الأساليب الفنية فى تجميعها

يسمى أي قيد يتم تسجيله داخل دفاتر الشركة بالبيان والمراجع يحتاج لمراجعة كافة البيانات التي يرى أنها ستؤثر في تقرير المراجعة ويتم ذلك كالآتي :

يحدد المراجع نوع البيان الذي يرغب في مراجعته.

يحدد مدى أهميته في المراجعة.

يجمع المراجع كافة المعلومات التي تخص البيان وادلة الإثبات الممكنة.

يقرر المراجع هل أنواع أدلة الإثبات التي حصل عليها تكفي أم يحتاج إلى المزيد من الأدلة؟ ومدى ارتباط تلك الأدلة بالموضوع الذي يتم مراجعته.

يصدر المراجع رأيه وتقريره عن موضوع المراجعة وهل هو صحيح أم به تلاعب؟

هناك العديد من الخواص لابد من توافرها في أنواع أدلة الإثبات المتاحة ويمكن حصرها في خاصيتين هما:

الخاصية الأولى: 

حجتها قوية لتدعيم قرار المراجع ورأيه في مدى صحة القوائم المالية.

الخاصية الثانية:

أن تكون أدلة الإثبات صالحة ومتعلقة بموضوع المراجعة.

وكما نرى فإن أنواع أدلة الإثبات تلعب دورا هاما جدا في تحديد تقرير المراجع، وبالطبع هناك أنواع مختلفة من الأدلة يتم تقرير أهميتها لموضوع المراجعة وفقاً لرأي المراجع نفسه 

الوجود الفعلي لموضوع المراجعة.

الدفاتر والمستندات الداخلية والخارجية المتعلقة بالبيان.

ما يحصل عليه المراجع من بيانات وشهادات مكتوبة أو شفوية مقدمة له من إدارة الشركة .

ما يحصل عليه المراجع من إقرارات من الغير.

النظام الداخلي للرقابة.

العمليات التي تمت بعد تقديم القوائم للمراجعة.

الترابط بين البيانات وموضوع المراجعة.

نتائج عمليات حسابية كان المراجع قد أجراها بنفسه .

هناك عدة أمور يتم اخذها في الحسبان سأبينها لكم عبر موقعنا “المحاسبون القانونيون المصريون” ويجب الانتباه إليها عند جمع أدلة الإثبات، مثل الأهمية النسبية لدليل الإثبات وماهي درجة المخاطرة التي تحيط بموضوع المراجعة .

كما أن أنواع أدلة الإثبات التي يحاول المراجع أن يحصل عليها ليست غريبة أو صعبة إنما هي أمر عادي وطبيعي وتختلف مدى قوة حجتها باختلافها، مثلاً عند فحص الأصول يعتبر الوجود الفعلي دليل إثبات قوي وحجته أكبر من استخدام مستندات تثبت وجوده وهكذا.

وبعض أنواع أدلة الإثبات يكون الحصول عليها صعب إلى حد ما مثل الحصول على مستندات أو بيانات من الغير أو جرد البضاعة بفروع الشركة في أماكن بعيدة، لذا يجب على المراجع الأخذ في الحسبان التكلفة التي سيدفعها مقابل الحصول على الدليل سواء كان تكلفة وقت أو جهد، وتتوقف الحاجة الملحة للحصول على هذا الدليل الصعب على تقدير المراجع هل هذا الدليل مهم جداً أم يمكن الاستغناء عنه؟

المراجع عند إصداره التقرير لا يضمن خلو القوائم المالية بشكل كامل من الأخطاء، فالمراجع قد أصدر تقريره وأبدى رأيه بناءً على القوائم والمستندات التي استطاع الحصول عليها، وأحيانا تكون أنواع أدلة الإثبات التي استعان بها غير كافية ووافية لاتخاذ القرار ولا يستطيع الحصول على أدلة أقوى فيصدر قراره بناءً على الأدلة المتوفرة .

يعتبر الوجود الفعلي للموضوع محل المراجعة هو أقوى وأفضل أنواع أدلة الإثبات، فالمراجع يستطيع بسهولة المعاينة المادية للشيء والتأكد من صحة وجوده، والتأكد من إثباته بشكل صحيح في القوائم، كما يجب التحقق من أوراق ملكيته.. ولكن هذا الدليل لا يمكن تطبيقه على كل بيانات القوائم بل فقط البيانات الملموسة، ومن أمثلة الأصول التي يمكن تطبيق دليل الوجود الفعلي عليها الأراضي والبضاعة والنقدية والاستثمارات، في حين لا يمكن تطبيقه على الأصول غير الملموسة مثل شهرة المحل. كما يجب على المراجع بالجرد الفعلي للأصول بإثبات حالة الأصل، فمثلا قد يكون الأصل غير صالح للاستخدام أو به علامات التقدم وعدم الاستخدام منذ فترة أو أن جودته قد قلت، يجب أن يهتم المراجع بإثبات كل هذه الحالات فهي تؤثر على رأي المراجع النهائي بشكل كبير.

بالطبع الدفاتر والمستندات هي أكثر أنواع أدلة الإثبات استخداماً بين المراجعين، بل أنها تعتبر أهم دليل إثبات في المراجعة، فتقرير المراجع النهائي يستند بأكثر من 80% على الدفاتر والمستندات التي تخص البيان الذي يتم مراجعته. ولعل هذا هو السبب الرئيسي الذي يجعل كل التجار وأصحاب الأعمال يحافظون على إنشاء دفاتر للتعاملات الواردة والصادرة من تجارتهم، ومن أمثلة هذه المستندات فواتير البيع والشراء ومحاضر فحص واستلام البضاعة ومحاضر الجلسات التي تمت بين أعضاء مجلس الإدارة والعقود والفواتير الدائنة والمدينة. وهذه المستندات يمكن أن تكون داخلية تتم بواسطة العاملين بالمشروع أو مستندات خارجية تتم بواسطة المتعاملين مع الشركة، والمراجع يعتبر المستندات الخارجية أقوى وأفضل في الحجة من المستندات الداخلية والتي يحتمل أن تتم بها عملية الغش والتزوير بكل سهولة .

بعض الأحيان قد يعتمد المراجع على بيانات وشهادات قدمها له المديرين أو موظفي الشركة، ولكن المراجع يجب أن يعتبر هذا الدليل غير قوي الحجة حيث أنه يحتمل بشكل كبير الكذب والغش، ففي بعض الحالات يحاول مديري المشروع أو موظفيه خداع المراجع ببيانات وشهادات وهمية. لذا يجب أخذ الحذر عند التعامل مع هذا النوع من أنواع أدلة الإثبات والتقليل من استخدامه ولكن عند عدم توفر أدلة غيرها يقوم المراجع المحترف بعمل اختبارات والتأكد بنفسه من سلامتها، وأحيانا تلعب خبرة المراجع وحبكته في كشف هذا التزوير دون الحاجة لعمل اختبارات. وتنقسم البيانات والشهادات إلى بيانات مكتوبة مثل شهادة تقويم البضاعة والجرد أو بيانات شفوية مثل إجابات بعض الأسئلة التي يحصل عليها بنفسه من موظفي الشركة مثل سؤالهم عن حقيقة البنود المسجلة في الدفاتر أو استفساراته عن الأصول .

الإقرارات من الغير واحدة من أقوى أنواع أدلة الإثبات، حيث يستعين المراجع بإقرارات من شخص بعيد عن العمل بالشركة وليس له مصلحة في التزوير، ومن أمثلة ذلك إقرار عميل بدقة حسابه المدين داخل دفاتر الشركة أو إقرارات البنوك بخصوص حساب النقدية لديهم المملوك للشركة. والواجب هنا على المراجع أن يحصل على الإقرارات بنفسه أو بواسطة أحد مساعديه دون علم الشركة للتأكد من عدم التلاعب بها .

تلجأ أصحاب الأعمال الضخمة إلى إنشاء نظام داخلي للرقابة لمراقبة العمل والتأكيد على سلامة الدفاتر والمستندات، ويعتبر نظام الرقابة الداخلي من أدلة الإثبات قوية الحجة، ولكن المراجع يجب أن يتأكد أن هذا النظام سليم ويقوم بتنفيذ عمله بدقة قبل الاعتماد عليه .

عملية المراجعة تحتاج لوقت طويل للقيام بإصدار تقريرها النهائي، وخلال هذه الفترة قد تنفذ الشركة عمليات جديدة لم تسجل في الدفاتر التي تم تسليمها للمراجع، وعلى المراجع تتبع هذه العمليات واعتبارها دليل إثبات مناسب. فمثلا يمكن للمراجع تتبع سداد أحد الديون المستحقة على الشركة والمطلوب سدادها خلال فترة المراجعة والتأكد هل تم سداده بالفعل أم لا؟

الترابط بين البيانات وموضوع المراجع المحترف يرى الترابط والتناسق بين البيانات التي حصل عليها، ويعتبرها نوع من أنواع أدلة الإثبات الجيدة فمثلا لابد من وجود ترابط بين قيمة القروض وقيمة الفوائد المستحقة، أو بين مخزون البضاعة والبضاعة المباعة وهكذا .

لكي يتأكد المراجع من صحة القوائم المالية يقوم بإجراء عمليات حسابية للتأكد من صحة القيم والمجاميع التي كتبها، كما يجب على المراجع التأكد بنفسه من قيمة العمولات المحتسبة، ولكن يمكن تسهيل الامر من خلال أن يقوم المراجع بالاستعانة بالبرامج الحسابية الالكترونية والتي تصدر نتائج لا تحتمل الشك. المراجع المحترف يجب أن يستعين بكل ما هو متاح أمامه لإجراء المراجعة بشكل محترف وإصدار تقرير دقيق ليساعد أصحاب الأعمال في اتخاذ القرارات المناسبة للشركة.. وهذا ما تحققه أنواع أدلة الإثبات المختلفة، وهو ما شرحناه مفصلاً في مقال اليوم من موقعكم “المحاسبون القانونيون المصريون .