مقومات بناء النظام الدورة المستندية

-الدورة المستندية هي مجموعة المستندات التي تخص الدورة المحاسبية والادارية للشركة والتي علي اساسها يتم اصدار القوائم المالية مثل قائمة المركز المالي و قائمة الدخل، وهي تختلف باختلاف العمليات التي تكون الشركة طرفا فيها، سواء حدثت هذه العمليات داخل الشركة أو خارجها، وسواء كانت هذه المستندات يتم إصدارها داخليا بمعرفة الإدارة، أو خارجيا من الأطراف التي تتعامل معها الشركة.

-تعتبر الدورة المستندية هي واحدة من مجموعة الدورات الخاصة بالمحاسبة المالية وهي أول مرحلة في تطبيق العمليات المحاسبية. وتمثل العنصر الرئيسي الذي يسير فيه المستند … فهي خريطة تدفق وسيرالعمليات التي تحدث والتي يتم من خلالها تجميع البيانات و تدوينها في اليومية (حاليا في النظام ).. لذلك تعتبر ذات أهمية كبيرة للمحاسب والمراجع داخل الشركة ومراقب الحسابات ايضا، فهي الدليل المادي الذي يرتكز عليه في الرقابة، حيث انها توثق الحدث وتعمل على توضيح كافة التفاصيل عن العمليات بشكل لا يقبل الخطأ.

• تحديد المهام المطلوب تنفيذها.

• الفصل بين السلطات والمسئوليات .

• تستخدم في الرقابة على جميع الأعمال المالية والإدارية.

• الربط بين الأقسام التي تقوم بمهام مشتركة معا ومساعدتها على العمل بشكل دقيق.

• مساعدة الإدارة في اتخاذ القرارات الإدارية الصحيحة التي تكون في صالح المؤسسة وذلك بناءا على معلومات دقيقة من خلال المستندات المؤيدة للحدث.

• جمع البيانات وعمل التقارير التي يجب تزويدها للإدارة والمديرين لمتابعة الاعمال بالشركة

هي السياسات والإجراءات وطريقة سير وتحليل وتسجيل وتبويب وتلخيص العمليات المالية للوصول الى القوائم المالية المعبرة عن الواقع بصدق.

هي الأدوات اللازمة لعمل الدورة المحاسبية والادارية ، من مستندات معتمدة وسليمة قانونا، وذات حجه ومؤيدة لحدوث العمليات المالية والادارية بالشركة.

أحد أهم أساليب الرقابة المالية، هي الفصل بين الوظائف، فمثلا أن موظف الخزينة الذي يقوم وحده بدورة المقبوضات ودورة المدفوعات ودورة المشتريات ودورة المبيعات، هو عُرضة للسهو والخطأ -وربما الغش أو التلاعب لا سمح الله.

ومن هنا فإن الدورات المستندية الصحيحة كافية لتعزيز الرقابة المالية بالشركة، وذلك كلما أمكننا الفصل بين الوظائف،

الفصل بين محاسب المشتريات ومحاسب المبيعات وأمين الخزينة وأمين المخزن وغيرها من الوظائف

في الفترات السابقة يتم طباعة نماذج الدورة المستندية باشكالها المختلفة وما تحتوية من معلومات ...

مثل اسم الشركة والعنوان ورقم التسجيل ورقم المستند ... الخ

مثل اسم العميل والتاريخ واسم الصنف والكمية والسعر والقيمة ...الخ

ولكن في الوقت الحاضر تغير الفكر تماما بوجود الانظمة التى تعمل بشكل آلي فهي تحتوي على نماذج الدورة المستندية لادخال بيانات المعاملات ثم اخراج المستند عند الطباعة ويتم اضافة معلومات الشركة على هذه النماذج مرة واحدة في العمر عند تصميم نموذج الطباعة ويمكن تعديلها عند الاحتياج دون الحاج لطباعة دفاترة اخرى واعدام الدفاتر القديمة .

1-طبعة المستند بكافة المعلومات عن الشركة والبيانات التى سوف يتم ادخالها

2-لايمكن التعديل بعد البعاعة للدفاتر ويلزم الطباعة مرة اخرى عن التعديل

3- تسجيل البيانات على المستند الورق ثم نتقال المستند للمراجعة والاعتماد

4- لايمكن المراجعة والاعتماد الالى

5- لايمكن التعديل على المستند حتى وان كانت الادارة العليا

6- عدم القدرة على الزام المسؤل بتسجيل البيانات

7- لايمكن الزام المسؤل على البيانات الا ساسية للمستند

8- يتم ادخال البانات فى كل مستند على حدى دون الاستفادة من الادخال السابق

9- تسجيل التاثير المالى للمعاملة من خلال المسؤل المالى

10- لايمكن حصر التسجيل او التعديل للمستند على شخص محدد

11- تستغرق وقت طويل لاستخراج التقارير المطلوبة

12- غير ملائمه لاتخاز القرارات السريعة فتحتاج وقت للمراجعة واكتمال البيانات

13- لا تساعد على المنافسة نظرا لتاخير المعلومات المطلوبة

14- صعوبة المراجعة والحصر على المراجع الدخلى والخارجى والموجود بجوار المستند

1- تصميم طباعة المستند بكافة المعلومات عن الشركة والبيانات المعبرة عن المعاملة

2- يمكن التعديل بشكل بسيط وسريع للمعلومات الجديدة على المستند المطلوبة

3- تسجيل البيانات على النظام ثم استخراج المستند للتوقيع والحفظ

4- يتم المراجعة ولاعتماد الالى على الشاشة

5- يمكن التعديل على المستند من خلال الشخص المسموح له ذلك

6- الزام المسؤل بتسجل البيانات بسبب توقف المراحل التالية للمستند على هذه البيانات

7- يمكن تحديد البيانات الإلزامية ببمستخدم

8- يتم ادخال البيانات مرة واحدة فيتم نسخ البيانات من المستند المرتبط به سابقا او لاحق للمستند

9- تم تسجيل التاثير المالى مع حفظ المستندمن المعد من خلال اعداد ذلك عند التشغيل الاولى للنظام

10- عمل صلاحيات للمستخدم فلا يمكن اعداد المستند إلا للشخص المسموح له او التعديل عليه من خلال شخص اخر دون غيره

11-يتم استخراج التقارير بشكل سريع ودقيق ومعبر

12- ملائمة لاتخاز الفرارت السريعة لتسجيل البيانات ومراجعتها فى وقتها

13- يساعد على المنافسة لوجود المعلومات المطلوبة عند الطلب

14- يتم المراجعة على الشاشة من خلال فتح البرنامج من اى مكان وتحديد العينة بشكل سريع وسهل

- لتكملة باقى المحضره (اضغط هنا)

- لخدماتنا(اضغط هنا)

- لطلب ديمو نظام كبيتال ERP (اضغط هنا)